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如何才能有效的管理好過於繁重的工作?

臨近春節,我們每個人都有很多事情要處理,都很忙。當你望著堆積如山的工作時,你可能覺得這不會很快結束,甚至會開始覺得有些可怕。

雖然是因為年根,你需要在返鄉之前做完這麼多,但平日裡,可能你也面臨著同樣的問題。就比如現在,你可能答應了一些或很多的項目,但卻擔心自己無法按時交付。

那麼這個時候,你可能就需要退後一步,深呼吸,開始看看什麼是有效的,什麼是無效的。

這裡有13種方法可以讓你從繁重的工作中解脫出來:

1.承認你不能做到所有的事情

我們中的許多人都傾向於認為自己能做的比實際做的要更多。

於是,我們就承擔了越來越多的項目和責任。

我們每個人都有能力承擔比我們合理預期的更多的工作。然而,我們的工作量並非是一成不變的。即使是現在,當你閱讀這篇文章的時候,你可能還在承擔一些新的任務。

如果你想要取得一些真正有效的進展,那你就必須有勇氣並權衡一下地說“這行不通”。承認你不可能做完所有的事情,然後尋找更好的解決方案。

在你生活中的任何時候,都可能有很多事情沒有按照計畫進行。你必須願意對自己和身邊的人誠實,告訴他們什麼是對你個人和職業發展都沒有好處的東西。

你越是運用能力讓自己知道什麼是有效的,什麼是無效的,

你進步的速度也就越快。

2.專注於你獨特的優勢

無論你是企業家、領導者還是團隊中的一員,每個人都有自己獨特的優勢。挑戰在於,很多人都會做一些他們並不擅長的事情。

在追求實現你的目標或交付一個專案的過程中,人們可能會自己去做每一件事,或者做一些不能發揮他們獨特優勢的事情。但這卻會導致沮喪、不堪重負和過度工作。

這可能意味著由於知識的差距,專案需要更長的時間來完成,或者僅僅是沒有利用與你一起工作的其他人的獨特優勢。

通常這不是關於如何更有效地完成這個項目,而是關於誰可以幫助快速交付這個項目。

那麼,你的哪些獨特優勢將確保你的工作負載得到更有效的交付呢?這裡有一些問題可以幫助你思考:

你是一個優異的戰略制定者嗎?你是一個優異的策劃者嗎?專案管理是你的強項嗎?溝通和團結他人是你的強項嗎?你是一個有想法的人嗎?執行力是你的強項嗎?

想想你怎樣才能給你的工作和你承擔的專案帶來的價值。

3.利用你團隊的優勢

有效管理工作量簡單的方法之一就是釋放你的時間,這樣你就能把你高的精力、注意力和強項投入到每一個項目中去。

授權或更好的團隊合作是亙古不變的解決方案。

每個人都有獨特的優勢。所以重要的是要考慮團隊合作,而不是孤立地工作,以確保專案能夠有效地完成。

此外,每當你放棄一項不能發揮你獨特優勢的任務或項目時,

你就打開了一個機會去做你更擅長的事情。這也將賦予你自己和你周圍的人一些權力。

與其自己承擔所有的責任,不如看看你可以和誰一起工作來達到更好的結果。

4.花時間規劃

“給我六個小時來砍樹,我會花前四個小時磨斧頭”——亞伯拉罕·林肯

一個小時的有效計畫可以節省幾個小時的時間。與其匆匆忙忙地開始做專案,不如花點時間把每件事都計畫好。

你可以花時間想想:

這個專案的目的是什麼?它有多重要?它需要在什麼時候交付?這個項目的好結果和差結果是什麼?什麼是關鍵績效指標(KPI)?專案計畫和關鍵里程碑是什麼樣子的?

誰負責這個項目?每個人的職責是什麼?我可以加入其中去做些什麼?審核標準是什麼?我們可能面臨哪些挑戰,

以及這些挑戰的解決方案是什麼?

對專案、專案可交付成果和你想要的結果具有的清晰性可以節省大量時間。它還能讓你清楚地知道事情的輕重緩急和時間安排,這樣你就能留出足夠的時間來集中精力。

5.關注優先事項

並不是每件事都是優先考慮的,然而你可能每時每刻都是這麼感覺的。無論你在做什麼,總有緊急、重要或有價值的項目或任務。

你可以使用艾森豪矩陣(下篇文章我們會具體講到)來更大限度地提高你的工作效率,關注你重要的事情。這個對重要的事情採取行動的戰略工具很簡單。你可以根據四種可能性來區分你的行為:

緊急而重要的事情(你會立即完成的任務)。

重要,但不緊急(你安排稍後做的任務)。緊急,但不重要(你將委託給其他人的任務)。既不緊急也不重要(你將消除的任務)。

使用的方法是列出當天的五大優先事項。然後從重要的優先事項開始。一天結束時,對照這些優先事項來評估績效。

如果你沒有完成所有的事情,那就從你的首要務開始第二天的工作。如果你在白天被分配了額外的任務/專案,那麼你就需要評估它們相對于其他優先事項的重要性。

6.暫停

為了應對繁重的工作,抽出時間休息和恢復是很重要的。如果你的能量水準很高,你的頭腦和身體都恢復了活力和警覺性,你就處於處理繁重工作的巔峰狀態。

每天抽出時間去散步或鍛煉身體。盡可能早地離開,花時間和那些能給你很多能量的人在一起。在這個背景下,睡個好覺和健康的飲食對增強大腦都是很重要的。

7.保持健康的工作和生活平衡

維持健康的工作與生活平衡可能很難。因為我們每個人所渴望的平衡彼此之間都有很大的不同。

我之前寫了幾篇關於工作與生活平衡的文章,旨在讓你的生活更快樂、更高效。工作更長的時間或更努力並不意味著你就會獲得更多,尤其是當你沒有時間和重要的人在一起的時候。

作為一個人,你的品質,你所擁有的人際關係,你花在工作上的時間,決定什麼是重要的完全在你的控制之內。

工作與生活的平衡就是要在你的內心中找到安寧,讓自己全身心地投入到當下,無論你身在何處,無論是在辦公室還是在家裡,都是如此。這是關於選擇什麼是重要的,以此來創造你自己的平衡生活。

如果你覺得工作和生活沒有足夠的平衡,那麼可能是時候做出改變了。

8.停止多工處理

多工處理就是一個傳說。你的大腦不能通過一次做多件事來有效地工作——至少是不止一件需要集中注意力的事。

因此,列出你的優先事項列表(見前面的要點),先做重要的事情,然後繼續下一項工作。

當你把你的注意力分散到許多不同的領域時,你不可能始終如一地提供高效率。你也不會全身心地投入到手頭的任務或項目中。

如果你分配了固定的時間,並為具體的活動和承諾設定了嚴格的界限,你就不會對必須做的每件事而感到不堪重負或工作過度。

9.在時間區塊中工作

為了保持精力充沛,達到更好的效果,有規律的休息是很重要的。我自己使用60-60-30的方法,也時常把它分享給我身邊的人。

持續工作50分鐘。然後休息10分鐘。這可以是散步,吃健康的零食,或者只是和別人聊天。然後繼續這個項目50分鐘。然後再休息10分鐘。

然後休息30分鐘,從工作中解脫出來。這可能是到了午餐時間、一個快速簡單的運動、閱讀或散步的時間。只要抽出一些時間,你的精力水準就會提高,你的工作品質就會提高,你就會減少精力耗盡的風險。

10.擺脫分心

估計一下你平均每天會有多少次分心。現在把這個數乘以25。根據格洛麗亞·馬克(Gloria Mark)在她關於被打斷工作的成本的研究中指出,我們平均需要23分15秒的時間才能在被打斷後回到原來的工作中。

“我們的研究表明,注意力分散會導致更高的壓力、壞心情和更低的工作效率。”

分心不僅會佔用你的時間,還會干擾你的精神層面,並持續25分鐘左右。因此,如果你每天分心5次,你可能就會失去每天2個小時和每週10個小時的高效工作時間。

如果你有一個重要的項目要做,找一個你不會分心的地方。比如看看這個:容易分心?給你一份解決方案

11.把注意力集中在小任務上

你知道,有時候,你需要簡單地處理這些任務並採取行動。但總是會有更緊迫的事情。

小任務往往會妨礙你重要的項目。它們會出現在你每天要做的事情清單上,但往往會因為更重要的事情或你對其不感興趣而被遺忘。但它們也會消耗你的精神能量,擾亂你的思維。

所以,花一段特定的時間去完成你待辦事項清單上的所有小任務。它會給讓你安下心來,讓你有更多的空間專注於更重要的事情。

12.花時間審計

你知道你每天的時間都花在哪裡嗎?你是否在某些項目和任務上花費了過多的時間,從而損害了更大的機會?

花點時間分析一下你的時間都花在了哪裡。這可能會讓你大吃一驚,讓你清楚地開始調整你的時間和專案的重點。

你可以從拿一張紙開始,創建三列:

A欄是優先/重要的工作。B欄是常規工作。C欄是低價值的工作或事情。每天,寫下這個項目或任務,以及花在每個項目或任務上的時間。將這些時間分配到其中一列。

在一周結束時,記錄在每一列中所花費的總時間。如果你在某些類型的工作上花了太多的時間,那就改變一下,把你的注意力集中在B欄和C欄上。

13.保護你的信心

保護我們的信心是很重要的一件事情,這可以確保我們不會被打垮、感到壓力和失去信心。

當你把自信作為一種日常資源時,你就能更好地解決問題,更快地學習,對任何事情做出反應,適應任何事情,並獲得更大的機會。

自信讓你有能力將恐懼轉化為專注、放鬆的思考、溝通和行動。這是讓你的大腦進入高效狀態的關鍵。

當信心高漲時,你可以清楚地看到眼前的可能性,並制定策略來利用它們,或解決你每天所面臨的挑戰。

繁重的工作負擔可能很難處理,會導致壓力、倦怠和持續的挫敗感。關鍵是要迎難而上,而不是任其發展,加重長期影響。所以,我希望你能對這些建議中的至少一條採取行動。

如果工作壓力太大,對你的身心健康都造成了負面影響,也許是時候和某人談談了。與其獨自應對,讓自己不快樂、抱怨,達到你根本無法應付的地步,不妨為你自己的理智做出一些改變。

花時間和那些能給你很多能量的人在一起。在這個背景下,睡個好覺和健康的飲食對增強大腦都是很重要的。

7.保持健康的工作和生活平衡

維持健康的工作與生活平衡可能很難。因為我們每個人所渴望的平衡彼此之間都有很大的不同。

我之前寫了幾篇關於工作與生活平衡的文章,旨在讓你的生活更快樂、更高效。工作更長的時間或更努力並不意味著你就會獲得更多,尤其是當你沒有時間和重要的人在一起的時候。

作為一個人,你的品質,你所擁有的人際關係,你花在工作上的時間,決定什麼是重要的完全在你的控制之內。

工作與生活的平衡就是要在你的內心中找到安寧,讓自己全身心地投入到當下,無論你身在何處,無論是在辦公室還是在家裡,都是如此。這是關於選擇什麼是重要的,以此來創造你自己的平衡生活。

如果你覺得工作和生活沒有足夠的平衡,那麼可能是時候做出改變了。

8.停止多工處理

多工處理就是一個傳說。你的大腦不能通過一次做多件事來有效地工作——至少是不止一件需要集中注意力的事。

因此,列出你的優先事項列表(見前面的要點),先做重要的事情,然後繼續下一項工作。

當你把你的注意力分散到許多不同的領域時,你不可能始終如一地提供高效率。你也不會全身心地投入到手頭的任務或項目中。

如果你分配了固定的時間,並為具體的活動和承諾設定了嚴格的界限,你就不會對必須做的每件事而感到不堪重負或工作過度。

9.在時間區塊中工作

為了保持精力充沛,達到更好的效果,有規律的休息是很重要的。我自己使用60-60-30的方法,也時常把它分享給我身邊的人。

持續工作50分鐘。然後休息10分鐘。這可以是散步,吃健康的零食,或者只是和別人聊天。然後繼續這個項目50分鐘。然後再休息10分鐘。

然後休息30分鐘,從工作中解脫出來。這可能是到了午餐時間、一個快速簡單的運動、閱讀或散步的時間。只要抽出一些時間,你的精力水準就會提高,你的工作品質就會提高,你就會減少精力耗盡的風險。

10.擺脫分心

估計一下你平均每天會有多少次分心。現在把這個數乘以25。根據格洛麗亞·馬克(Gloria Mark)在她關於被打斷工作的成本的研究中指出,我們平均需要23分15秒的時間才能在被打斷後回到原來的工作中。

“我們的研究表明,注意力分散會導致更高的壓力、壞心情和更低的工作效率。”

分心不僅會佔用你的時間,還會干擾你的精神層面,並持續25分鐘左右。因此,如果你每天分心5次,你可能就會失去每天2個小時和每週10個小時的高效工作時間。

如果你有一個重要的項目要做,找一個你不會分心的地方。比如看看這個:容易分心?給你一份解決方案

11.把注意力集中在小任務上

你知道,有時候,你需要簡單地處理這些任務並採取行動。但總是會有更緊迫的事情。

小任務往往會妨礙你重要的項目。它們會出現在你每天要做的事情清單上,但往往會因為更重要的事情或你對其不感興趣而被遺忘。但它們也會消耗你的精神能量,擾亂你的思維。

所以,花一段特定的時間去完成你待辦事項清單上的所有小任務。它會給讓你安下心來,讓你有更多的空間專注於更重要的事情。

12.花時間審計

你知道你每天的時間都花在哪裡嗎?你是否在某些項目和任務上花費了過多的時間,從而損害了更大的機會?

花點時間分析一下你的時間都花在了哪裡。這可能會讓你大吃一驚,讓你清楚地開始調整你的時間和專案的重點。

你可以從拿一張紙開始,創建三列:

A欄是優先/重要的工作。B欄是常規工作。C欄是低價值的工作或事情。每天,寫下這個項目或任務,以及花在每個項目或任務上的時間。將這些時間分配到其中一列。

在一周結束時,記錄在每一列中所花費的總時間。如果你在某些類型的工作上花了太多的時間,那就改變一下,把你的注意力集中在B欄和C欄上。

13.保護你的信心

保護我們的信心是很重要的一件事情,這可以確保我們不會被打垮、感到壓力和失去信心。

當你把自信作為一種日常資源時,你就能更好地解決問題,更快地學習,對任何事情做出反應,適應任何事情,並獲得更大的機會。

自信讓你有能力將恐懼轉化為專注、放鬆的思考、溝通和行動。這是讓你的大腦進入高效狀態的關鍵。

當信心高漲時,你可以清楚地看到眼前的可能性,並制定策略來利用它們,或解決你每天所面臨的挑戰。

繁重的工作負擔可能很難處理,會導致壓力、倦怠和持續的挫敗感。關鍵是要迎難而上,而不是任其發展,加重長期影響。所以,我希望你能對這些建議中的至少一條採取行動。

如果工作壓力太大,對你的身心健康都造成了負面影響,也許是時候和某人談談了。與其獨自應對,讓自己不快樂、抱怨,達到你根本無法應付的地步,不妨為你自己的理智做出一些改變。

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